Acceleration des performances

L’entreprise X, créée au début des années 2000, fabrique des biens de consommation. A partir de 2010, l’introduction de la comptabilité informatisée avec SAGE, permet des gains de productivité en automatisant un grand nombre de tâches manuelles et répétitives. Au début des années 2015 toutes les tâches répétitives sont informatisées : saisies des commandes, ordres de production, facturation. Vers le milieu de 2018, les applications spécifiques de gestion commerciale, de gestion de production et de gestion comptable communiquent entre elles. Cependant, l’ordonnancement des opérations reste encore manuel, mais les délais de livraison ne sont pas critiques : les clients acceptent d’attendre une semaine, voire plus, avant d’être livrés. En fin d’année 2020 suite à la crise sanitaire, la situation change : l’engagement de date de livraison et le respect du délai sont un argument commercial et font la différence. Une gestion logistique est nécessaire pour ordonnancer les flux entre concessionnaires (prise de commandes), directions commerciales, usines, entrepôts et concessionnaires à nouveau (livraison). Au début de 2021 , il devra aller à la rencontre des desiderata de sa clientèle pour pouvoir la conserver, l’entreprise devra se doter d’outils de Customer Care (que l’on pourrait traduire par gestion de clientèle) qui, au-delà de la simple gestion commerciale, permet de suivre les évolutions des demandes des clients, les tendances du marché, la vente des produits les plus demandés. De même, l’entreprise devra faciliter les relations avec ses fournisseurs en mettant en œuvre une plate-forme Extranet permettant d’échanger des informations, des données et des services avec eux.

 

Le véritable concept d’ERP

ERP est, de fait, une généralisation de MRP. Il s’agit ici de prendre en charge la gestion intégrale de l’entreprise, incluant la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, la gestion administrative, la gestion des ventes, la gestion des achats, la gestion de la production et la gestion de la logistique. Les ERP ont ainsi pour vocation de voir l’intégralité de l’entreprise comme un outil dont il faut assurer l’optimisation de la productivité afin de pouvoir réduire, au maximum, les cycles de mise sur le marché des produits et des services. Cette intégration ne concerne pas seulement le modèle de gestion de la productivité, elle comprend également : la normalisation de la structure des données, l’intégration de l’architecture du système d’information applicatif et l’unification de l’Interface Homme-Machine.

On entend souvent dire qu’Excel ® est le premier ERP du monde. Ce constat est bien réel : entre les tableurs partagés, les traitements programmés en macro-commandes, les données liées entre plusieurs fichiers, etc., les entreprises ne manquent pas d’imagination. Mais il arrive un moment ou le « système » a ses limites : difficultés pour plusieurs personnes à accéder à la même information en même temps, fichiers trop gros, duplication des données… L’entreprise se rend compte qu’elle est en train de maintenir un quasi-ERP, alors que ce n’est pas son métier.

Sur le terrain, nous constatons que les PME qui n’ont pas encore fait le choix d’un ERP se servent quand même de logiciels de gestion : gestion commerciale (devis, commandes de vente, bons de livraison, factures), gestion comptable (comptabilité générale ou analytique, trésorerie, règlements, immobilisations) et gestion de la paie (quand elle n’est pas sous-traitée à un cabinet). Le tout est organisé autour d’une base clients et parfois d’une base articles. Concernant le suivi de production et des achats de matières et de sous-traitance, encore beaucoup de PME pratiquent le tableur et la gestion « papier ». Posséder un logiciel de gestion commerciale ou exploiter des tableurs comme Excel ®permet déjà aux salariés de partager de l’information et de structurer les flux informationnels de l’entreprise. C’est un premier pas vers une gestion globale informatisée.

S’il n’y a qu’une idée à retenir de la définition d’un ERP, c’est ceci : « Un ERP est une suite d’actions (acheter, vendre, fabriquer, stocker, expédier…) pour une quantité d’articles donnée, pour un délai donné ». C’est aussi simple que cela. Les coûts s’obtiennent par un calcul arithmétique à partir des quantités. Lorsque l’on demande à son atelier de produire 50 bureaux métalliques, on lui donne un délai. Lorsqu’on sonde les stocks pour voir si l’on peut honorer une commande client, on regarde le stock à la date demandée.

Pourquoi initier un projet ERP ?

Un ERP permet d’améliorer la productivité administrative notamment en diminuant les ressaisies. Avant l’implémentation d’un ERP, il n’est pas rare de voir des PME disposer de 3 bases clients : la base de la comptabilité, la base pour les commerciaux, et quelquefois une base en production. Pour chaque nouveau client, la fiche d’information est créée 3 fois. Lorsqu’on met en place un ERP, l’unicité de la base permet un partage des mêmes informations. Dans le cas d’une approche multilogicielle (ERP et comptabilité séparée), on tâche d’automatiser la synchronisation de ce genre de données. Ce gain de productivité participe grandement à un retour sur investissement rapide.

Un ERP permet aussi de décloisonner les services. Tous les utilisateurs ont accès à la même information. Des outils comme le « Workflow » permettent de faciliter le passage de l’information d’un service à l’autre.

Pour le dirigeant ou un responsable de service, un ERP est le moyen d’obtenir simplement des mesures de l’activité, de la rentabilité et de la qualité dudit service. L’outil enregistre tout l’historique des transactions de la société. Il est donc possible de l’interroger sur les évolutions des chiffres d’affaires par DAS (Domaine d’Activité Stratégique), pour abonder dans le sens d’une diversification ou au contraire vers un recentrage sur un marché donné.

En une requête, le responsable commercial peut connaître les clients qui ne commandent plus chez lui, ou ceux qui au contraire ont été fidélisés. Des systèmes de relance à date permettent de ne plus oublier d’actions commerciales. Un ERP est également capable de produire des statistiques intéressantes pour la négociation avec les fournisseurs. Lister le chiffre d’affaires de fournitures commandées, ou bien lister toutes les non-conformités de l’année sont des outils simples et très utiles lors de la revue de contrat annuelle.

L’ERP que nous proposons

L’ERP que nous proposons aux micro entreprises, TPE et PME est un projet open source, qui fournit des systèmes ERP et CRM aux entreprises et aux particuliers qui en ont besoin. Vous avez la possibilité de l’utiliser gratuitement ou d’utiliser la version hébergée payante.

Vous pouvez entièrement personnaliser vos systèmes pour n’inclure que les fonctionnalités dont vous avez besoin afin d’obtenir l’expérience la plus optimale. Il existe une multitude de fonctionnalités parmi lesquelles choisir. Par exemple, vous pouvez inclure des fonctionnalités qui gèrent le point de vente, la comptabilité, le commerce électronique, les e-mails, les contrats et bien plus encore.

De plus, choisir cet ERP signifie que vous faites partie de la communauté. Au sein de la communauté, il y a des utilisateurs, des développeurs, des traducteurs et bien d’autres avec des rôles différents. Faire partie de la communauté signifie que vous pouvez facilement demander de l’aide si vous en avez besoin.